Konfiguriere Deinen Client.

Stichwörter: Telefon-Client, centrexx, Mitarbeiter, Funktionstasten, Rufumleitung, Kontakte, CRM Connect, Fax

Alternative Fragen zur gleichen Antwort

• Wie passe ich meinen Telefon-Client an meine Arbeit an?

• Wie belege ich Funktionstasten und synchronisiere sie mit meinen Endgeräten?

• Wie lege ich im Client Rufumleitungsprofile an?

• Wie verbinde ich Outlook-, Google- oder CRM-Kontakte mit dem Telefon-Client?

• Wie füge ich ein persönliches Faxkonto im Client hinzu?

Kurzantwort

Im Telefon-Client lassen sich persönliche Funktionstasten, Rufumleitungen, Kontakte und Faxzugänge zentral einrichten. Die Einstellungen werden im Bereich Einstellungen vorgenommen. Abhängig von Freigaben und eingesetzter Version können einzelne Menüpunkte oder Funktionen abweichen.

Benutze ausschließlich die Zugangsdaten und Ziele, die Dir von Deinem Administrator bereitgestellt wurden. Speichere Änderungen zunächst einzeln und teste sie direkt, bevor Du weitere Einstellungen vornimmst.

Vorbereitung

• Telefon-Client starten und mit dem eigenen Benutzer anmelden.

• Prüfen, ob Telefonie und Internetverbindung funktionieren.

• Benötigte Rufnummern, Kontakte oder Faxzugangsdaten bereithalten.

• Bei fehlenden Menüpunkten oder Berechtigungen den Administrator ansprechen.

1. Tasten belegen

Über Einstellungen → Funktionstasten kannst Du persönliche Tasten beziehungsweise Positionen konfigurieren. Wähle die gewünschte Position aus und hinterlege einen verständlichen Namen, den Tastentyp und das zugehörige Ziel.

Das gezeigte Beispiel verwendet den Typ Kurzwahl. Als Ziel wird die vollständige Rufnummer eingetragen. Nach dem Speichern erscheint die Belegung in der Tastenübersicht. Je nach Systemfreigabe wird sie mit den angebundenen Endgeräten synchronisiert.

• Eine freie oder zu ändernde Position auswählen.

• Einen eindeutigen Namen eintragen.

• Passenden Tastentyp wählen, zum Beispiel Kurzwahl.

• Zielrufnummer vollständig und im vorgesehenen Format eintragen.

• Speichern und die Taste mit einem Testanruf prüfen.

Vorhandene Funktionstasten für zentrale Dienste oder Warteschlangen nur nach Rücksprache verändern.

2. Rufumleitung anlegen

Im Bereich Einstellungen → Rufumleitung kannst Du mehrere Profile für unterschiedliche Arbeitssituationen vorbereiten. Ein Profil bündelt die Ziele und Regeln, die später gemeinsam aktiviert werden können – beispielsweise Standardbetrieb, Anrufbeantworter, Mobiltelefon, Vertretung oder Zentrale.

Für ein Profil lassen sich abhängig von der Bereitstellung verschiedene Situationen festlegen:

• Immer: alle Anrufe unmittelbar zum ausgewählten Ziel leiten.

• Besetzt: nur bei besetztem Anschluss umleiten.

• Keine Antwort: nach der vorgegebenen Zeit umleiten.

• Nicht registriert: umleiten, wenn der Client oder das Endgerät nicht erreichbar ist.

Wähle das gewünschte Profil aus, prüfe jede Regel und aktiviere anschließend nur das Profil, das gerade benötigt wird. Mit einem ein- und ausgehenden Testanruf kontrollierst Du, ob Rufnummer, Zeit und Ziel korrekt sind.

3. Kontakte integrieren

Eine Kontaktintegration ermöglicht die Suche nach bekannten Personen und kann bei eingehenden Anrufen den zugehörigen Namen anzeigen. Die gezeigte Oberfläche führt über Einstellungen → CRM Connect zur Konfiguration der Integrationen.

Je nach gebuchter Funktion und Freigabe können beispielsweise folgende Quellen angeboten werden:

• Google Contacts

• Microsoft Outlook

• nationale Teilnehmerverzeichnisse

• ein angebundenes CRM-Kundensystem

Öffne die CRM-Connect-Konfiguration, wähle unter Integrationen die freigegebene Quelle und folge der Anmeldung. Verbinde nur ein dienstlich freigegebenes Konto. Prüfe anschließend mit einem bekannten Kontakt, ob Suche und Anruferanzeige wie vorgesehen funktionieren.

Datenschutz: Eine Kontaktsynchronisation kann personenbezogene Daten übertragen. Nutze sie nur nach betrieblicher Freigabe und gewähre ausschließlich die erforderlichen Zugriffsrechte.

4. Fax einrichten

Im Bereich Fax kannst Du einen für Dich bereitgestellten Faxzugang hinzufügen. Öffne die Faxübersicht und wähle Fax hinzufügen beziehungsweise das Pluszeichen.

• Die vom Administrator erhaltene Fax-Anmeldung eintragen.

• Die zugehörige PIN eingeben.

• Die Angaben speichern.

• Prüfen, ob das Faxkonto anschließend in der Übersicht erscheint.

• Ein kurzes Testfax senden und den erfolgreichen Versand kontrollieren.

Fax-Anmeldung und PIN sind vertrauliche Zugangsdaten. Teile sie nicht, übernimm keine Beispielwerte aus Abbildungen und speichere sie nicht außerhalb der vorgesehenen Eingabemaske.

Wenn eine Funktion fehlt oder nicht funktioniert

• Client neu starten und Anmeldung sowie Internetverbindung prüfen.

• Kontrollieren, ob die benötigte Funktion für den eigenen Benutzer freigeschaltet ist.

• Bei Rufumleitungen zuerst das aktive Profil und dessen Ziele prüfen.

• Bei Kontakten die Anmeldung und die erteilten Berechtigungen kontrollieren.

• Bei Faxproblemen Zugangsdaten nicht mehrfach auf Verdacht ändern, sondern den Administrator kontaktieren.

Die Abbildungen zeigen eine konkrete Client-Version. Darstellung, Bezeichnungen und verfügbare Funktionen können nach Aktualisierungen oder abhängig von der gebuchten Telefonanlage abweichen.

Urheberhinweis

Text und eigene Grafiken: Stephan Rasch. Produkt- und Markennamen werden ausschließlich zur eindeutigen Beschreibung verwendet und bleiben Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.

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