Bediene Deinen Client
Stichwörter: Telefon-Client, centrexx, Mitarbeiter, Favoriten, Telefonieren, Anrufliste, Fax, Konferenz
Alternative Fragen zur gleichen Antwort
Wie bediene ich die wichtigsten Funktionen meines Telefon-Clients?
Wie erkenne ich in den Favoriten, ob ein Kollege frei oder besetzt ist?
Wie nehme ich Gespräche an, verbinde sie weiter oder starte eine Dreierkonferenz?
Wie nutze ich Anrufliste und Fax im Telefon-Client?
Wie verwende ich einen virtuellen Konferenzraum?
Kurzantwort
Der Telefon-Client bündelt die tägliche Kommunikation in fünf Bereichen: Favoriten, Telefonieren, Anrufliste, Fax und Konferenz. Dort siehst Du den Status Deines Teams, führst und vermittelst Gespräche, rufst vergangene Verbindungen auf, bearbeitest Faxe und nutzt virtuelle Konferenzräume.
Welche Schaltflächen und Funktionen angezeigt werden, hängt von der eingesetzten Client-Version sowie den für Deinen Benutzer freigeschalteten Leistungen ab.
Vorbereitung
Telefon-Client starten und mit dem eigenen Benutzer anmelden.
Prüfen, ob Internetverbindung, Mikrofon, Lautsprecher oder Headset funktionieren.
Bei Bedarf das richtige Ein- und Ausgabegerät im Client auswählen.
Für Fax und Konferenz kontrollieren, ob die Funktionen für den eigenen Benutzer freigeschaltet sind.
1. Favoriten
Die Favoritenansicht stellt häufig benötigte Kontakte und Funktionen übersichtlich zusammen. Du erkennst den aktuellen Status freigegebener Teammitglieder direkt an der farbigen Statusanzeige.
Grau: Der Teilnehmer ist nicht angemeldet beziehungsweise aktuell nicht registriert.
Grün: Der Teilnehmer ist frei.
Rot: Der Teilnehmer ist besetzt.
Zusätzlich können in der Favoritenliste persönliche Kurzwahltasten, Umleitungstasten, ein Konferenzraum und die Anmeldung an einer Warteschlange bereitgestellt sein. Ein Klick auf einen freien Kontakt startet abhängig von der Oberfläche direkt einen Anruf oder öffnet die verfügbaren Aktionen.
Beachte, dass eine Statusanzeige nur so aktuell sein kann wie die Anmeldung des jeweiligen Endgeräts. Bei einem grauen Status ist ein Kollege deshalb nicht automatisch abwesend.
2. Telefonieren
Im Telefonbereich gibst Du eine Rufnummer ein oder wählst einen Kontakt aus. Eingehende Gespräche kannst Du über die angezeigten Schaltflächen annehmen und anschließend wieder auflegen.
Während eines Gesprächs stehen – abhängig von Deiner Freigabe und Client-Version – weitere Aktionen zur Verfügung:
Gespräch heranholen: Einen an einem anderen freigegebenen Anschluss signalisierten Anruf übernehmen.
Weiterleiten und Verbinden: Das laufende Gespräch an einen anderen Teilnehmer übergeben. Prüfe vor dem Abschluss, ob das richtige Ziel ausgewählt ist.
Dreierkonferenz: Einen weiteren Teilnehmer zu einem bestehenden Gespräch hinzufügen und die drei Gesprächspartner zusammenschalten.
Lege bei vertraulichen Gesprächen erst auf, wenn die Weiterleitung oder Konferenz sichtbar erfolgreich hergestellt wurde.
3. Anrufliste
Die Anrufliste zeigt ein- und ausgehende Gespräche. Je nach Eintrag erkennst Du unter anderem Rufnummer oder Kontakt, Zeitpunkt und Gesprächsdauer. Nicht angenommene Anrufe können gesondert gekennzeichnet sein.
Aus einem Listeneintrag kannst Du die angezeigte Rufnummer erneut anrufen. Außerdem lässt sich eine noch unbekannte Rufnummer – sofern die Funktion freigegeben ist – zu einem Kontakt hinzufügen oder als Kurzwahl auf eine Taste legen.
Vor dem Rückruf Rufnummer und Zeitpunkt prüfen.
Beim Anlegen eines Kontakts Namen und Rufnummer vollständig kontrollieren.
Eine Tastenbelegung eindeutig benennen und anschließend mit einem Testanruf prüfen.
4. Faxen
Im Faxbereich kannst Du – mit einem für Dich eingerichteten Faxzugang – Faxe versenden und empfangen. Eingegangene und versendete Dokumente lassen sich in der Übersicht aufrufen und bei Bedarf speichern.
Vor dem Versand die vollständige Faxnummer und den richtigen Empfänger prüfen.
Nur die vorgesehenen Dokumente auswählen und vertrauliche Anhänge vor dem Versand kontrollieren.
Nach dem Absenden den Versandstatus beziehungsweise die Versandbestätigung prüfen.
Empfangene Faxe nur an einem betrieblich freigegebenen Speicherort ablegen.
Datenschutz: Faxdokumente können personenbezogene oder vertrauliche Daten enthalten. Nutze deshalb nur freigegebene Empfänger, Ablagen und Zugriffsrechte.
5. Konferenz
Ein virtueller Konferenzraum ermöglicht Gespräche mit mehreren Personen. Die dargestellte Lösung unterstützt Konferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern. Der tatsächlich verfügbare Umfang hängt von der gebuchten und administrativ freigegebenen Funktion ab.
Bei der Einwahl wird zwischen Moderator und Teilnehmer unterschieden. Der Moderator steuert die Konferenz und kann bereitgestellte Funktionen wie das Stummschalten verwenden. Teilnehmer können – sofern angeboten – per Funktion signalisieren, dass sie sprechen möchten, beispielsweise durch „Hand heben“.
Vor Beginn den richtigen Konferenzraum und die Einwahldaten prüfen.
Teilnehmer erst nach Bedarf stummschalten oder wieder freigeben.
Vertrauliche Konferenzdaten nur an berechtigte Personen weitergeben.
Nach dem Termin kontrollieren, dass die eigene Verbindung beendet ist.
Wenn eine Funktion fehlt oder nicht reagiert
Client neu starten und die Anmeldung sowie Internetverbindung prüfen.
Mikrofon, Lautsprecher und Headset im Client und im Betriebssystem kontrollieren.
Prüfen, ob die Funktion für den eigenen Benutzer freigeschaltet ist.
Bei einer fehlerhaften Statusanzeige die Anmeldung des betroffenen Endgeräts prüfen.
Bei Fax- oder Konferenzproblemen keine Zugangsdaten auf Verdacht ändern, sondern den Administrator ansprechen.
Die Abbildungen zeigen eine konkrete Telefon-Client-Version. Darstellung, Bezeichnungen und verfügbare Funktionen können nach Aktualisierungen oder abhängig von der bereitgestellten Telefonanlage abweichen.
Urheberhinweis
Text und eigene Grafiken: Stephan Rasch. Produkt- und Markennamen werden ausschließlich zur eindeutigen Beschreibung verwendet und bleiben Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.
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